O que é o SPED?

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital foi criado pelo Decreto n º 6.022, em 22 de janeiro de 2007 é uma nova legislação. Basicamente é a informatização da relação entre o fisco e as empresas contribuintes. Ou seja, os dados fiscais e contábeis que são enviados pelas empresas à Receita Federal deverão ser emitidos de maneira digital, através de um software. A emissão dos dados será feita de maneira unificada.

Atualmente, para prestar informações aos fiscos, as empresas preenchem seis mil campos de informações. E, ao padronizar e integrar procedimentos, o sistema permitirá a atuação integrada nos níveis estadual, municipal e federal, simplificando obrigações e aumentando a competitividade das empresas. O SPED aumenta as possibilidades de controle fiscal, auxilia no combate à sonegação e elimina fraudes.

O SPED é composto por Escrituração Fiscal Digital, Escrituração Contábil Digital e Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal)

É o conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos, que será produzido de forma digital. Os dados serão retirados do Omega e arquivados no formato adequado para serem enviados à Receita Federal via internet.

Publicado em 24 de novembro de 2008 no Diário Oficial da União o Ato Cotepe no. 45 de 21/11/2008 que institui alterações no layout da Escrituração Fiscal Digital - EFD e, excepcionalmente, para os arquivos da EFD referente aos meses de janeiro a agosto de 2009 fica prorrogada a entrega até o dia 30/09/2009. Este Ato tem efeitos a partir de 1 de janeiro de 2009.

Quem deve aderir: os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) serão obrigados a aderir à Escrituração Fiscal Digital. Aproximadamente 29.000 empresas estão dentro dessa obrigatoriedade.

Quem precisa aderir: EFD – Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) Contribuintes registrados no Cadastro de Contribuintes do ICMS – CCICMS, excetuados os optantes pelo Simples Nacional.

Cronograma: a partir de 1º de janeiro de 2010

Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil)

Um software específico recolherá do sistema de contabilidade da empresa os dados necessários, gerando um arquivo com todas as informações exigidas pelo governo. O formato desse arquivo deverá ser respeitado de acordo com o anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. Esse arquivo deverá ser enviado ao fisco.

Na primeira fase de adesão, em 2008, cerca de 12.000 empresas foram notificadas pelo Ministério da Fazenda e pela Receita Federal. O prazo para a adequação será encerrado no último dia útil do mês de junho de 2009. Em 2010 aproximadamente 130 mil empresas -abrangendo todas que recolhem tributos pelo regime do lucro real – deverão transmitir as informações referentes a 2009.

Prazo: 30 de junho de 2010

Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos em 2008, o prazo será o último dia útil do mês de junho de 2009.

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Trata-se de um documento armazenado de maneira eletrônica, que carrega as mesmas informações da Nota Fiscal comum, a de papel, e será utilizada pelos contribuintes do ICMS e do IPI. Para que seja considerado NF-e, o documento deve existir apenas digitalmente. Tem como um dos objetivos substituir as notas fiscais de papel, modelos 1 e 1A. Além disso, visa padronizar a emissão de documentos em todos os Estados.

O credenciamento junto ao fisco é obrigatório para que o contribuinte possa emitir a NF-e e, após a realização do credenciamento, as Notas Fiscais em papel não poderão mais ser emitidas pela empresa. Além disso, ela deve utilizar um processamento eletrônico de dados. Nesse caso, um software de gestão, capaz de organizar os dados necessários a serem enviados, será indispensável.

Em abril desse ano, as empresas fabricantes e distribuidoras de cigarros e combustíveis foram obrigadas a se adequar à NF-e. Agora, outros segmentos estão de preparando para a obrigatoriedade que virá em dezembro. É o caso de empresas de veículos, cimentos, farmacêuticos, bebidas e energia elétrica e siderúrgicas.

Em abril de 2009, outras empresas devem se adequar. São elas: importadores automóveis, autopeças, derivados de petróleo, alumínios, vasilhames e PET, tintas e vernizes. Ainda não está definido quais segmentos serão obrigados a emitir a NF-e posteriormente a essa data.

É importante salientar que, por se tratar de uma nova legislação, os empresários e a sociedade empresária não estão dispensados de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável. Isso quer dizer, em outras palavras, que as atividades habituais de livros fiscais impressos e o sistema de gestão atual permanecem inalterados, já que o SPED é uma nova e especifica legislação voltada a determinados segmentos.

Como funciona a NF-e do Omega

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas. As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizarão consulta, através da Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.

O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet.

O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.

Como é a integração no Omega:

Certificação Digital

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital, emitida a partir de certificado do emitente, diferentemente da “senha web”, que apenas limita o acesso a determinadas informações, tratando-se, na verdade, de um procedimento mais seguro, que possibilita a verificação tanto da autoria como da integridade do documento gerado.

Para certificação digital ter validade jurídica, será feito através de uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-Brasil, com CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz, e terá, na empresa credenciada, entre seus representantes legais, uma pessoa física responsável, dificultando, assim, a sua delegação.

Ressalta-se, porém, que á empresa que ainda não se utilizar de sistema eletrônico de processamentos de dados, nos termos dos Convênios ICMS nº57 e 58/05, será vedado o credenciamento para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, assim, para emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá a empresa, primeiramente, solicitar o cadastramento ao Fisco, e ao programa de emissão por sistema eletrônico de processamentos de dados.

O credenciamento se faz de forma: voluntária e outra obrigatória, ou de ofício. No Estado de São Paulo, por disposição da Portaria CAT nº104/07, na hipótese obrigatória, será expedido um Ato de Credenciamento e Obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica pela diretoria Executiva da Administração Pública (DEAT) da Secretaria da Fazenda, contendo (i) a relação dos estabelecimentos credenciados, (ii) a data a partir da qual estarão obrigados a emitir NF-e, bem como (iii) o critério utilizado para determinar a obrigatoriedade.

1. Qual o objetivo do SPED?

De forma geral, o SPED tem por objetivo disponibilizar uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, pois as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e o seu acesso poderá ser feito de forma muito mais ágil. Outro objetivo do SPED é a racionalização e simplificação das obrigações acessórias, uma vez que atualmente cada um dos entes federativos acaba por criar suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes, ocasionando assim multiplicidades de rotinas de trabalhos e muita burocracia e, conseqüentemente, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito altas.

2. É muito complexo a se adequar ao SPED?

Não, pois no caso do sistema de gestão empresarial OMEGA desenvolvido pela ABC71, a empresa conta com uma solução completa que controla todos os processos de negócio de uma empresa, tais como: Comercial, Compras, Financeiro, Estoques, Contabilidade, Fiscal, Produção, Informações Gerenciais de forma integrada. Além disso, o OMEGA já está preparado para atender as exigências da NOTA FISCAL ELETRÔNICA, SPED CONTÁBIL E SPED FISCAL.

3. Existe algum ganho para a empresa que utiliza o SPED?

O SPED prevê benefícios para os contribuintes. Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do SPED também ocasiona às empresas a eliminação do uso de papel e despesas com armazenamento físico de arquivos e estimula o comércio B2B (business to business) que é a troca eletrônica de arquivos entre empresas, prática cada vez mais comum no mercado.

4. Todas as empresas estão obrigadas a adotar o SPED?

Sempre através de meios legais, o fisco está aos poucos trazendo a obrigatoriedade do SPED aos contribuintes. O foco inicial está em empresas de grande porte e também para alguns segmentos específicos, mas não há dúvidas que a tendência é que todas as empresas sejam obrigadas a participem do projeto.

5. De que forma o fisco poderá utilizar o SPED?

Como já dito, as informações eletrônicas ficarão a disposição do fisco, possibilitando assim o cruzamento rápido das informações fiscais e contábeis dos contribuintes. Sendo assim, as fiscalizações serão cada vez mais freqüentes, pois haverá o aumento da produtividade dos auditores fiscais através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos. Através destas ações haverá um aperfeiçoamento no combate a sonegação, promovendo assim a igualdade comercial entre os contribuintes.

6. Em geral, quais rotinas das empresas são afetadas pelo SPED?

O SPED compreende três grandes subprojetos, sendo eles Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Desta forma, praticamente toda e qualquer documentação da empresa que hoje é processada pela contabilidade será convertida em informação digital com a Escrituração Contábil e Fiscal Eletrônicas. Além disso, a atual forma de emissão de notas fiscais (de mercadorias) será radicalmente modificada, pois cada nota deverá ser convertida em um arquivo eletrônico e enviada para análise do fisco, que
permitirá ou não o uso desta nota fiscal.

7. Como as empresas devem se adaptar a esta modernização, uma vez que serão necessários mecanismos para esta nova realidade digital?

O uso de sistemas de gestão e informação como o Omega será cada vez mais freqüente, uma vez que, fundamentalmente através destes sistemas, as informações eletrônicas serão retiradas e processadas para que, então, sejam transmitidas ao fisco. Os sistemas de informação e gestão empresarial, por sua vez, terão de trabalhar de forma cada vez mais integrada, possibilitando as empresas uma correta manipulação das informações digitais e fornecendo segurança total quanto à integridade de tais informações. Outra questão muito importante é que os contribuintes estarão obrigados a efetuar a guarda dos arquivos eletrônicos, ou seja, deverão contar com estrutura tecnológica para efetuar tal guarda digital.

8. O que pode incorrer às empresas que não se adaptarem ao SPED?

Muitas são as implicações legais para as empresas que não se adaptarem ou não cumprirem as obrigações impostas pelo SPED. As penalidades vão desde multas de cinco mil reais pela não apresentação de arquivos, como a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas, por exemplo.

Escrituração Contábil Digital (ECD)

9. O que é o SPED Contábil?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do SPED, sendo instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil através da Instrução Normativa 787.

10. Quais livros contábeis serão substituídos pela Escrituração Contábil Digital do SPED?

A ECD será a versão digital dos livros “Diário”, “Razão”, “Balancete”, “Balanço” e
“DRE” (Demonstração de Resultado do Exercício).

11. Qual é a legislação que regula o SPED - Contábil?

A Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários) ou SPED – Contábil, foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007. A Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2008, altera o artigo 5º da Instrução Normativa nº 787/2007, para prorrogar, para o último dia útil de junho de 2009, o prazo para apresentação da ECD, nos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em 2008.
O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007, dispõe sobre as
regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital
(Anexo I dispõe sobre as regras de validação e o Anexo II sobre as Tabelas de Códigos).
A Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23 de maio de 2008, emitida pelo Departamento Nacional do Registro de Comércio, dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais.
E por fim, a Resolução CFC nº 1.020/05, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade, aprova a NBC T 2.8, que trata sobre as Formalidades da Escrituração Contábil em forma eletrônica.

12. Como funciona o SPED – Contábil?

A partir do sistema de contabilidade da empresa deverá ser gerado um arquivo digital no
formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. Devido às
peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou
Escrituração Contábil em forma eletrônica. Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo SPED O usuário deverá fazer o download do PVA e do Receitanet e instalá-los em um computador ligado à Internet.
Através do PVA, deverão ser executados os seguintes passos:
1. Validação do arquivo contendo a escrituração;
2. Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de
acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista;
3. Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta
Comercial de sua jurisdição.
Para geração do requerimento é indispensável1 informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.
Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o SPED. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. Ao receber a ECD, o SPED extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente. Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação.
Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:
• Autenticação do livro;
• Indeferimento;
• Sob exigência.
IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao SPED. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência. Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.
O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração, geração e de recuperação de backup. Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

13. Como deverá ser feita a transmissão do arquivo? A Receita Federal irá disponibilizar meios para que a empresa gere e envie o arquivo?

Na Instrução Normativa 787 foi definido um leiaute específico para a geração do arquivo de Escrituração Contábil Digital (ECD). Consta ainda na Instrução Normativa, que tal arquivo deverá ser gerado com recursos próprios da empresa, ou seja, a empresa deve dispor de
tecnologia adequada para a geração deste arquivo. Este arquivo deverá ainda contar com assinatura digital, obtida através do certificado digital. Este certificado também deve ser adquirido pela empresa, sendo que conforme legislação o mesmo deve ser emitido por uma entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).

14. Então, basta que a empresa tenha a tecnologia para geração do arquivo e o certificado digital para realizar a transmissão do arquivo?

Não necessariamente. O arquivo de Escrituração Contábil Digital (ECD) segue um leiaute específico estipulado pela Receita Federal. Este arquivo, para ser aceito, deve ser submetido a um programa validador e assinador, o PVA. Este programa irá realizar as devidas consistências no arquivo, impedindo sua transmissão se o mesmo contiver qualquer informação não condizente com o leiaute determinado. Desta forma, é muito importante que as empresas trabalhem junto aos seus provedores de soluções de sistemas, verificando se o modo com que as informações estão sendo processadas encontram-se dentro dos padrões legais.

15. Então, em síntese, quais os passos necessários para que a empresa esteja apta ao SPED Contábil?

Alguns passos podem ser observados, a saber:

• Verificação quanto à obrigatoriedade. O art. 3 da Instrução Normativa estipula quais serão as empresas obrigadas a transmitir os arquivos do SPED;
• Revisão de seus processos. Como a comunicação com o fisco passa a ser muito mais rápida é necessário que a empresa verifique como anda o processamento de seus dados, buscando maximizar tal tarefa com o objetivo de suprir a demanda gerada pelo SPED;
• Adquirir um sistema de informação como o Omega capaz de processar as informações e converter para o formato do SPED;
• Adquirir o certificado digital;
• Baixar e instalar o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal;
• Solicitar ao desenvolvedor do sistema os devidos testes de validação dos arquivos. 

16. Se a empresa não conseguir gerar o arquivo de Escrituração Contábil Digital a tempo, o que irá acontecer?

Em não se transmitindo o arquivo até o último dia estipulado para a entrega do mesmo, a Receita Federal irá aplicar multa de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração.

17. A empresa poderá transmitir o arquivo com os dados incompletos e depois fazer sua retificação, prática permitida e usada hoje?

Não. A prática de retificação é muito comum pelas empresas, de modo geral, no que diz respeito a algumas obrigações acessórias. Como a maioria das empresas deixa a entrega destas obrigações para a última hora, muitas vezes sem tempo de dirimir dúvidas ou imputar todas as informações necessárias, acabavam por transmitir os arquivos destas declarações de forma errada ou incompleta. Quando conseguiam apurar todas as informações necessárias, realizavam a retificação do arquivo, uma vez que não era necessária sequer autorização do fisco para estas retificações. O SPED irá substituir os arquivos gerados em papel por arquivos
de existência apenas digital. Desta forma, a ECD irá dispensar a impressão dos livros contábeis devido a sua substituição por um único arquivo digital que tão logo seja entregue ao fisco, será quase que imediatamente encaminhado a Junta Comercial que fará sua autenticação. Ocorre que assim como os livros, os arquivos autenticados pela Junta não poderão ser retificados. Isto só poderá ser feito no ano seguinte mediante autenticação do novo livro.

18. Quer dizer que a empresa não poderá nem atrasar e nem retificar os arquivos da ECD?

Como regra, não. Como o SPED é a transformação dos arquivos de papel como livros fiscais, contábeis e notas fiscais em arquivos digitais, o fisco processará e armazenará quase que imediatamente estes arquivos. Desta forma, com certeza, faz-se necessário que a empresa reveja seus procedimentos quanto as suas obrigações com o fisco, pois este atuará de forma muito mais rápida e eficiente com a nova sistemática.

19. A partir de quando e por quem o SPED – Contábil será exigido?

Conforme disciplina o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007, a adoção do
SPED – Contábil será obrigatória às pessoas jurídicas infra mencionadas, conforme o
cronograma abaixo:
I – em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, às
pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado,
nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à
tributação do imposto de renda com base no lucro real;
II – em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009,
às demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base
no Lucro Real.

20. Quais os livros que devem ser enquadrados na Escrituração Contábil Digital?

Todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. Ficam unidos diário e o razão como um livro digital único. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário.
São previstas as seguintes formas de escrituração:
• Diário Geral;
• Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
• Diário Auxiliar;
• Razão Auxiliar;
• Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil:
“Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário,
que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou
eletrônica.”
“Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e
em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em
branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as
margens.” Desta forma, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado no SPED, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar) e independe da existência de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B). O Código Civil traz, também, duas exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais, conforme dispõe: “Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. § 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a
contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.” (negritos nossos).
Assim, com essa disposição, temos mais três tipos de livros:
• R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar):
Trata-se do livro Diário com escrituração resumida, conforme disposto no § 1º do art.
1.184 do Código Civil, acima transcrito. Dispõe sobre a obrigatoriedade de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros
G e B.
• A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida:
Trata-se do livro auxiliar, conforme disposto no § 1º do art. 1.184 do Código Civil, acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas
no Diário com Escrituração Resumida.
• Z – Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular
da escrituração):
O Art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.
O Art. 1.185 dispõe: “O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de
fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.”
Tem-se, assim, a segunda exceção:
• B - Livro Balancetes Diários e Balanços:
Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado  em instituições financeiras. O SPED não obsta a utilização concomitante do livro “Balancetes Diários e Balanços” e de livros auxiliares.

21. Quais as formas de requerimento de autenticação?

São dois tipos de requerimento:
• Autenticação de livro (inclusive nos casos de extravio, deterioração ou destruição);
• Substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial.
Os requerimentos de extravio, deterioração ou destruição não serão aceitos quando o livro “original” tiver sido enviado para o SPED e ainda estiver em sua base de dados. Neste caso e enquanto não disponível o download do livro para o seu titular, solicite uma cópia a um dos membros do SPED que possa ter acesso à escrituração.
Para que o livro colocado em exigência possa ser autenticado é indispensável à remessa de novo livro (com as correções necessárias, se for o caso) com requerimento de “substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial”.
Será implantada funcionalidade para permitir ao titular fazer download da própria escrituração, com utilização de certificado digital da empresa, de seu representante legal ou de seu procurador.

22. O livro digital pode ser “retificado”?

O DNRC disciplina a matéria no art. 5º da Instrução Normativa 107/08:
“Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.” O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração: “Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará
publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição. § 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no SPED, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.”

23. Quem deve assinar a escrituração?

São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.
Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último.

24. O representante legal perante a Receita Federal pode assinar a escrituração?

Somente se for a mesma pessoa que, segundo os documentos arquivados na Junta
Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato. Esta verificação será feita pela Junta
Comercial. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio (http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf).

25. Pode ser utilizado qualquer certificado digital de pessoa física?

Não. Conforme Instrução Normativa DNRC 107/08, o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

26. Qual o prazo para apresentação dos livros?

Não houve alteração nos prazos normais para apresentação dos livros. Para a Receita
Federal, foi fixado o último dia útil de junho do ano seguinte ao que se refere à escrituração (exceto nos casos de cisão, fusão e incorporação. Nestas hipóteses, o prazo é o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos eventos – exceto quando ocorrerem em 2008). Para maiores detalhes, consulte a Instrução Normativa RFB nº 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm

27. O que se entende por plano de contas referencial e qual sua finalidade?

Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro
I051 não é obrigatório. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. As empresas em geral devem usar o plano publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Cofis nº 36/07. As instituições financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras não precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-Lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do SPED) importará dados da escrituração contábil digital e montará um “rascunho” correspondente as várias das fichas hoje existentes na DIPJ. Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-Lalur. Quaisquer equívocos na sua indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-Lalur.

Escrituração Fiscal Digital - EFD

28. O que é SPED Fiscal?

O SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED

29. Quais empresas estão obrigadas à Escrituração Fiscal Digital (EFD)?

Conforme disposto na cláusula terceira do Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, a EFD é de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

30. Quais os livros fiscais abrangidos?Quais empresas estão obrigadas à Escrituração  Fiscal Digital (EFD)?

A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06 estabelece que a escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
I - Registro de Entradas;
II - Registro de Saídas;
III - Registro de Inventário;
IV - Registro de Apuração do IPI;
V - Registro de Apuração do ICMS.

31. Qual o prazo para a apresentação do arquivo da EFD?

Os prazos para a apresentação da EFD serão estabelecidos pelas respectivas Secretarias de Fazenda de cada estado.

32. Um arquivo pode conter mais de um período de apuração de ICMS ou IPI?

33. Qual o fundamento legal para a obrigatoriedade de apresentação de livros fiscais de forma digital, ou seja, através do Sped?

34. Uma empresa com diversos estabelecimentos poderá apresentar um arquivo consolidando todas as operações?

35. Qual é a legislação que regula o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal foi instituído pelo Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006,
com as alterações introduzidas pelos Convênios ICMS nº 123/07 e 13/08.
O Ato Cotepe ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008, alterado pelo Ato Cotepe ICMS nº
19/08 dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da escrituração
Fiscal Digital – EFD, instituindo em seu (dele) Anexo Único, o Manual de Orientação do Leiaute da EFD, referida pela cláusula primeira do Convênio ICMS 143/06, que deve ser observado pelos contribuintes do ICMS e do IPI, para geração de arquivos digitais.
O Protocolo ICMS nº 77, de 18 de setembro de 2008, dispõe sobre a obrigatoriedade do
SPED Fiscal, nos termos das cláusulas 3ª e 8ª-A do Convênio ICMS nº 143/2006, para os 29.643 estabelecimentos constantes da lista anexa:
Estado Estabelecimentos
Acre 429
Alagoas 573
Amapá 32
Amazonas 354
Bahia 467
Ceará 236
Espírito Santo 97
Goiás 403
Maranhão 84
Mato Grosso 12.727
13
Mato Grosso do Sul 507
Minas Gerais 2.249
Pará 252
Paraíba 38
Paraná 747
Piauí 14
Rio de Janeiro 1.389
Rio Grande do Norte 63
Rio Grande do Sul 890
Rondônia 1.519
Roraima 5
Santa Catarina 3.323
São Paulo 2.934
Sergipe 301
Tocantins 10
Total Geral 29.643

36. A partir de quando e por quem o SPED Fiscal será exigido?

Conforme preceitua a cláusula 8ª-A do Convênio ICMS nº 143/06, acrescida pelo Convênio ICMS nº 13/08, produzindo efeitos a partir de 09.04.08, os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ficam obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD) a partir de 1º de janeiro de 2009, sendo facultada a cada uma das unidades federadas, em conjunto com a Secretaria da Receita Federal do Brasil, estabelecer esta obrigação para determinados contribuintes durante o exercício de 2008.

Periodicidade: Mensal Prazo: a partir de 1º de janeiro de 2010.

Quem precisa aderir: EFD – Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) Contribuintes registrados no Cadastro de Contribuintes do ICMS – CCICMS, excetuados os optantes pelo Simples Nacional.

Cronograma: a partir de 1º de janeiro de 2010

37. Como funciona o SPED Fiscal?

A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com
leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras
informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração
dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.

• Programa Validador e Assinador:
Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
• Apresentação do arquivo:
Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal.

38. Quais os livros fiscais abrangidos?

A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06 estabelece que a escrituração prevista na
forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
I - Registro de Entradas;
II - Registro de Saídas;
III - Registro de Inventário;
IV - Registro de Apuração do IPI;
V - Registro de Apuração do ICMS.

39. Qual será o cronograma de obrigatoriedade das empresas?

A partir de 01 de janeiro de 2009, poderá ser exigido de todos os contribuintes de ICMS
e/ou IPI, de acordo com os cronogramas a serem estabelecidos pelas Secretarias de Fazenda estaduais e Receita Federal do Brasil (exceto os contribuintes sediados no Distrito Federal e Pernambuco), conforme disciplina o Protocolo ICMS nº 77/08. Em 1º de janeiro de 2010, serão obrigados os contribuintes registrados no Cadastro de Contribuintes do ICMS – CCICMS, excetuados os optantes pelo Simples Nacional

40. Qual o prazo para a apresentação do arquivo da Escrituração Fiscal Digital?

Os prazos para a apresentação da EFD serão estabelecidos pelas respectivas Secretarias de Fazenda de cada estado.

41. Uma empresa com diversos estabelecimentos poderá apresentar um arquivo consolidando todas as operações?

A empresa com diversos estabelecimentos deverá entregar um arquivo da EFD por estabelecimento contribuinte de ICMS e/ou IPI, exceto quando autorizado pelo fisco estadual, nos casos de autorização para centralização da escrita fiscal.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-E

42. O que é Nota Fiscal Eletrônica – “NF-e”?

Nota Fiscal Eletrônica - “NF-e” modelo 55, é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, cujo objetivo é documentar, para fins fiscais, as operações de circulação de mercadorias, substituindo assim, a nota fiscal impressa em papel tradicionalmente utilizada, modelo 1 ou 1A.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
A partir da geração da NF-e a Secretaria da Fazenda poderá monitorar todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, através do uso dos arquivos eletrônicos, proporcionando maior rapidez e segurança à fiscalização.

43. Já existe legislação aprovada sobre a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005.
Foram aprovados:
• O Ajuste SINIEF 07/2005 instituiu nacionalmente o DANFE e a NF-e;
• O Ato COTEPE 14/2007 dispõe sobre as especificações técnicas da NF-e.
• O Protocolo ICMS 10/07 dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e.

44. A partir de quando a NF-e será exigida?

O Protocolo ICMS 10/07, alterado pelo Protocolo ICMS 68/08, dispõe sobre a
obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para a partir de 1º de abril de 2008 para determinados segmentos, de acordo com o cronograma a seguir explanado.

45. Quem será obrigado a adotar a NF-e?

Protocolo ICMS n° 42/09 – DOU 24.07.2009 No Protocolo ICMS 42/09, de 3 de julho de 2009, publicado no DOU de 15.7.2009, Seção 1, págs. 87 a 91, o seu Anexo Único, por ter sido publicado com incorreções, fica substituído com a seguinte redação: "ANEXO ÚNICO Relação de códigos CNAE a que se refere Cláusula Primeira deste Protocolo ICMS, que sujeita o contribuinte à emissão obrigatória de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, com a respectiva data de início da obrigatoriedade. O governo divulgou lista dos segmentos que devem aderir no site: www.fazenda.gov.br.

46. Quais são as operações alcançadas e quais são os documentos fiscais que a NF-e substitui?

Até o presente momento a legislação que disciplina a emissão da NF-e permite que o documento virtual substitua a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, que é normalmente utilizada para documentar operações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Portanto, a NF-e substitui a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, em todos os casos em que estes documentos são utilizados, ou seja, operações de importação, exportação, interestaduais e internas, mesmo que de simples remessa.

47. Qual é o procedimento para passar a emitir a NF-e?

As pessoas jurídicas obrigadas ou interessadas em emitir a NF-e deverão observar as seguintes disposições:
• Possuir acesso à Internet;
• Solicitar credenciamento da pessoa jurídica como emissora de NF-e na
Secretaria da Fazenda responsável pela localidade onde esteja localizado o estabelecimento. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante os demais Estados, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e;
• Possuir certificação digital (certificado digital, emitido por Autoridade (Certificadora credenciada ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
• Adaptar o sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e” disponibilizado gratuitamente pela SEFAZ/SP;
• Testar os sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da
Fazenda em que desejar emitir NF-e;
• Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção (NF-e com validade jurídica).
Observações importantes:
As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto a SEFAZ-SP e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A, ao passo que as NF-e enviadas para o ambiente de homologação NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A. O estabelecimento será considerado credenciado a emitir NF-e a partir da primeira das seguintes datas:
a) publicação do respectivo ato que formalize o seu (dele) credenciamento, no Diário Oficial do Estado de São Paulo; b) habilitação no ambiente de produção da NF-e;
c) emissão de Autorização de Uso da NF-e para o estabelecimento emitente, nos termos do inciso I do art. 9º da Portaria CAT 104/07 (cf. nova redação do § 2º do art. 2º da Portaria CAT 104/07, dada pela Portaria CAT 129/08).

48. Com a emissão da NF-e, quais serão as alterações para o meu cliente?

Com a adoção da NF-e, a principal mudança para o destinatário será a obrigatoriedade de consulta da NF-e, a fim de verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital, no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br), onde o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil, disponível na opção download.
Caso o destinatário não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas às verificações citadas acima.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a emissão do documento eletrônico, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido a problemas técnicos na emissão da NF-e.

49. O que é e para o que serve o DANF-e?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
• Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações (Chave de Acesso);
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e.
Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.
O DANFE não é e não substitui, e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

50. Como adquirir Formulário de Segurança para impressão do DANFE, nos casos de contingência?

O uso do formulário de segurança, para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.
As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da Sefaz, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem formulário de segurança está disponível no site do CONFAZ, no endereço: (http://www.fazenda.gov.br/confaz), link "Publicações", menu "Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas".

51. O destinatário da mercadoria poderá exigir o documento fiscal em papel, modelo 1 ou modelo 1A ao invés da NF-e?

O destinatário da mercadoria não poderá exigir o documento fiscal em papel, modelo 1 ou 1ª, tendo em vista a existência de disposição expressa no parágrafo segundo da Cláusula segunda do Ajuste SINIEF 07/2005, que veda a emissão da Nota Fiscal modelo 1 ou 1ª por contribuinte obrigado a emitir NF-e modelo 55, exceto na hipótese prevista no referido Ajuste ou quando a legislação estadual assim determinar.

52. A NF-e e o seu documento auxiliar – DANFE podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a órgãos públicos?

Sim, a NF-e pode e deve ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel, modelo 1 ou 1A, em todas as operações acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a órgãos públicos da Administração Direta ou Indireta.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica
simplificada da NF-e, cujas atribuições são informar o número de Chave de Acesso da NFe, permitir a consulta às informações daquela e acompanhar a mercadoria em trânsito. O órgão público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá promover a consulta da validade jurídica da NF-e que o referido documento auxiliar estiver acobertando, no Portal da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo ou no Portal Nacional da NF-e, utilizando a chave de acesso, preferencialmente através do leitor de código de barras.
Após a consulta ora descrita e desde que verificada a existência e validade da NF-e, o
DANFE poderá ser utilizado como documento hábil a comprovar documentalmente a regularidade da operação junto à auditoria do Tribunal de Contas, em substituição às Notas Fiscais em papel, modelos 1 ou 1A.

53. Com a NF-e, será necessário obter previamente a AIDF? (Autorização de Impressão de Documento Fiscal)

Com a adoção da NF-e, não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não haverá mais a impressão gráfica do documento fiscal.
A autorização de emissão do documento fiscal passa a ser automática e executada para cada NF-e, que poderá ter ou não a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda.

54. A partir da emissão da NF-e, como ficará a geração do SINTEGRA, GIA, livros Registro de Entrada e Saída, etc?

Até o presente momento estão mantidas todas as obrigações acessórias exigidas, exceto a obtenção de AIDF para emissão da NF-e.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como da Escrituração Fiscal e Contábil
Digital (SPED Fiscal e Contábil), subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a tendência é que, futuramente, inúmeras obrigações acessórias sejam
paulatinamente substituídas ou mesmo dispensadas.

55. A partir do recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, não haverá mais a necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escrituração eletrônica?

As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da NF-e, ou seja, existe a necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escrituração eletrônica.
Com a implementação progressiva dos subprojetos do SPED, a tendência é que, futuramente estas informações já estejam contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação dos demais módulos do SPED, os arquivos devem ser fornecidos ao Fisco, conforme legislação em vigor.

56. Após o recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, devo guardar os arquivos contendo as informações das NF-e já escrituradas?

Sim. O emitente deverá manter em arquivo digital as NF-e’s pelo prazo estabelecido na
legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, conforme estipula o artigo 202 do Regulamento do ICMS/SP, aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000.
Caso o destinatário não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.

57. E as pessoas jurídicas destinatárias, também são obrigadas a manter a guarda de algum tipo de documento relativo a NF-e ou DANFE?

Caso a empresa destinatária seja emitente da NF-e, poderá armazenar apenas e tão somente o arquivo digital recebido, pelo prazo decadencial estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
Na hipótese do destinatário não ser contribuinte credenciado para a emissão de NF-e,
poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
É importante reforçar que o destinatário de mercadoria amparada por NF-e deverá sempre verificar a validade e autenticidade da NF-e, bem como a existência de Autorização de Uso da respectiva NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

58. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e’s, os órgãos fazendários poderão disponibilizar informações para a recuperação desses arquivos?

Não haverá disponibilização das informações, pois assim como a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Os recursos necessários à guarda dos documentos digitais, incluindo back-up, têm custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo bem como as informações complementares.

59. Como será feita a emissão da declaração de ingresso da NF-e para remessas à

Zona Franca de Manaus?
A SUFRAMA – Superintendência da Zona Franca de Manaus – está desenvolvendo um à versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional – SINAL – compatível com a NF-e, com maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores da Nota Fiscal Eletrônica, cuja implantação irá facilitar o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias, resultando na simplificação e maior agilidade no processo de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada, administrada pela SUFRAMA. Para maiores informações, consulte o sítio da SUFRAMA na Internet: http://www.suframa.gov.br

Modelo Operacional

60. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

A empresa emissora da NF-e gerará um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, com base no leiaute estabelecido no Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008, por meio de software adquirido pelo contribuinte. Esse mesmo arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo emitente a fim de garantir a integridade dos dados ali lançados, bem como a sua autoria. O arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) será transmitido pela Internet à SEFAZ, que fará uma prévia validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria (essa validação pode ser comparada a obtenção de AIDF), conforme as Cláusulas terceira e quinta do Ajuste SINIEF nº 07/2005, artigos 5º e 7º da Portaria CAT nº 104/2007 e Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008. Após o recebimento da NF-e, a SEFAZ disponibilizará consulta, através da Internet, para o destinatário e outros interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido pela SEFAZ à Receita Federal do
Brasil, que conterá um repositório nacional de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria da Fazenda do Estado de destino da operação.
Para acobertar o trânsito da mercadoria, será impressa uma representação gráfica
simplificada da NF-e, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum e única via, que conterá a impressão, em destaque, da chave de acesso para consulta da NFe na Internet, além de um código de barras unidimensional, que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira nos demais Estados da Federação.

Emissão e autorização da NF-e:

61. Quais serão as validações necessárias para autorização de emissão da NF-e?

Uma vez enviado o arquivo da NF-e, antes de conceder a Autorização de Uso, a Secretaria da Fazenda analisará, no mínimo, os seguintes requisitos (artigo 8º da Portaria CAT 104/2007):
A. situação cadastral do emitente;
B. o credenciamento do emitente para emissão da NF-e;
C. a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;
D. a integridade do arquivo digital da NF-e;
E. a observância do leiaute do arquivo digital, estabelecido no Ato Cotepe ICMS nº
14/2007;
F. a numeração da NF-e
Após a análise do arquivo da NF-e, a Secretaria da Fazenda comunicará o emitente,
alternativamente:
a) da concessão da Autorização de Uso da NF-e;
b) da denegação da Autorização de Uso da NF-e, devido à irregularidade cadastral
do emitente;
c) da rejeição do arquivo digital da NF-e devido a:
c.1) falha na recepção ou no processamento do arquivo;
c.2) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;
c.3) não credenciamento do emitente para emissão de NF-e;
c.4) duplicidade do número da NF-e;
c.5) falha na leitura do número da NF-e;
c.6) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo digital da NF-e.
A comunicação do resultado da verificação do arquivo digital pela Secretaria da Fazenda será realizada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, i) o número do protocolo; ii) a chave de acesso; iii) o número da NF-e ou a data e a hora do recebimento da solicitação de Autorização de Uso da NF-e. Caso ocorra a denegação ou a rejeição do arquivo da NF-e, o protocolo do resultado conterá as informações sobre o motivo pelo qual a Autorização de Uso de NF-e não foi concedida, conforme determina o artigo 9º da Portaria CAT 104/2007.

62. Qual o limite de mercadorias que poderão ser lançadas numa única NF-e?

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Deverá também ser observado o tamanho do
arquivo “XML” que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso, o
qual não poderá exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um
DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.
Observações:
• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas;
• A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

63. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operação acobertada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver Autorização de Uso da NF-e, devidamente acompanhada pelo correspondente DANFE. Portanto, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da Nota Fiscal Eletrônica. Com relação ao DANFE, é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, contanto que o documento auxiliar correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

64. É possível o envio da NF-e por lote ou a emissão deve ser feita nota a nota?

A NF-e é um documento autônomo, portanto sua emissão deve ser feita nota a nota, pois cada NF-e deve ter a sua própria assinatura digital individual. O processo de transmissão da NF-e deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e poderá conter até 50 NF-e, mas não deve exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes. É bom lembrar que cada NF-e tem a sua própria assinatura digital individual. Portanto, se num lote de 50 NF-e’s, 3 notas forem rejeitadas, as demais 47 retornarão da SEFAZ com a Autorização de Uso e será apontado o motivo de rejeição de 3 NF-e.

65. Pela digitação no site da Secretaria da Fazenda, é possível emitir a NF-e?

Não, o modelo nacional da NF-e pressupõe a existência de arquivo eletrônico com
assinatura digital gerado pelo contribuinte, a partir dos sistemas em seu próprio ambiente gerador.

Correção, cancelamento e inutilização da NF-e:

66. É possível alterar uma NF-e emitida?

Após a concessão de Autorização de Uso, a NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua Assinatura Digital.

67. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

O emitente poderá requerer o cancelamento de uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador (saída da mercadoria do estabelecimento). Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso.
Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para tanto. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção downloads.
O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado de localização da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

68. Como fica a chamada “carta de correção” no caso de NF-e?

Após a concessão da Autorização de Uso de NF-e, o emitente poderá sanar erros em
campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, transmitida à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.
A Carta de Correção Eletrônica – CC-e deverá atender ao leiaute estabelecido em Ato
Cotepe e a assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, contendo o número do CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital. A cientificação da recepção da CC-e pela Secretaria da Fazenda (comunicação da recepção) será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a “chave de acesso”, número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria de Estado da Fazenda. O número do protocolo não implica a validação das informações contidas na CC-e. Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas (conforme dispõe artigo 19 da Portaria CAR
nº 104/07). Observação importante: Ainda não há leiaute definido em Ato Cotepe para geração do arquivo da Carta de Correção Eletrônica.

69. Como serão solucionados eventuais erros na emissão de NF-e?

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para
correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a
autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da
circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota
Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas no artigo 182 do Regulamento do ICMS.

70. O que é inutilização de número da NF-e?

Durante a emissão da NF-e, é possível que ocorra uma quebra de seqüência de numeração, que pode ser ocasionada por problemas técnicos ou falhas no sistema do contribuinte. Por exemplo, as NF-e’s nº 100 e 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por algum problema de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
Neste caso, deverá o emitente solicitar a inutilização do número da NF-e, mediante “Pedido de Inutilização de Número de NF-e”, até o 10º (décimo) dia do mês subseqüente àquele em que ocorrer a quebra de seqüência da numeração.
A funcionalidade da inutilização de número de NF-e tem o objetivo de permitir que o emissor comunique a SEFAZ, no prazo supra mencionado, os números de NF-e que não serão mais utilizados em virtude da ocorrência de quebra de seqüência. Este procedimento tem caráter de denuncia espontânea, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação, devidamente apurados.

Envio da NF-e da mercadoria ao destinatário:

71. Qual a forma de entrega da NF-e / DANFE ao meu cliente?

Não há regras pré-estabelecidas quanto à forma de entrega da NF-e pelo fornecedor ao seu cliente, de modo que a entrega poderá ocorrer da maneira que melhor convier às partes. A transmissão da NF-e, de comum acordo, poderá ocorrer, por exemplo, por e-mail, disponibilizado num sítio da Internet e acessível mediante senha de acesso.
Com relação à obrigatoriedade da entrega, é importante mencionar que a Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 (com as alterações feitas pelo Ajuste SINIEF 04/06) determina que o emitente e o destinatário deverão manter, em arquivo digital, as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
Caso o destinatário não seja credenciado para emitir NF-e, deverá manter em arquivo o
DANFE relativo à NF-e da operação.
Portanto, conclui-se que a remessa do arquivo digital da NF-e é obrigatória nos casos em que o destinatário seja emitente de Nota Fiscal Eletrônica, ou, mesmo não o sendo, requeira o arquivo digital.

72. Qual documento fiscal deverá acompanhar o trânsito da mercadoria acobertada pela NF-e?

O trânsito da mercadoria deverá ser acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, que deverá ser impresso em papel comum (exceto papel jornal), no formato A4 (210x297mm) em folhas soltas ou formulário contínuo, ou ainda ser pré-impresso, conforme estipula o § 4º da Cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica deverá conter código de barras, conforme padrão estabelecido em Ato Cotepe e poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico (conforme artigo 10 da Portaria CAT 104/2007).
O formulário de segurança deverá atender os requisitos e recursos de segurança elencados pelo artigo 15, da Portaria CAT 32/96 e o fabricante do aludido formulário deverá observar o disposto pelo artigo 17 da Portaria CAT supra mencionada.

73. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal
Eletrônica através do Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações. Independentemente de
determinado Estado estar ou não apto a autorizar os seus contribuintes a serem emissores de NF-e, o modelo 55 é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

74. Como será feita a confirmação de entrega de mercadoria com a NF-e?

Neste ponto, não houve nenhuma alteração em relação ao procedimento comercial já anteriormente aplicável à Nota Fiscal modelo 1 ou 1A. No leiaute do DANFE existe um espaço destinado à confirmação de entrega de mercadoria, que se assemelha ao canhoto existente no modelo 1 ou 1A, podendo ser destacado e entregue ao remetente.

75. Como proceder nos casos de recusa do recebimento de mercadoria em operação acobertada por NF-e?

A recusa de recebimento de mercadoria pode ocorrer de duas formas: i) o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras ou; ii) o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos pela qual opinou pela recusa. Na segunda hipótese, o emitente da NF-e deverá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Consulta de uma NF-e na Internet:

76. Como é realizada a consulta de uma NF-e na Internet?

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) poderá sempre ser consultada pela
Internet, no sítio da Secretaria da Fazenda do Estado de localização da empresa emitente
(www.fazenda.sp.gov.br/nfe) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)

77. A consulta de validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória?

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da mercadoria, a fim de verificar a idoneidade do documento digital, conforme determina o parágrafo primeiro da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, com a redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06.
Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar a realização da consulta de validade da NF-e.

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78. Como proceder quando a NF-e não estiver disponível para consulta no Ambiente Nacional?

Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização.
Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou (no Estado de São Paulo a consulta está disponível na seção “Consulta”).
A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da SEFAZ do emitente.
No caso de contingência em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em formulário de segurança (vide as questões sobre “Contingência com a NF-e”), se no prazo de 30 (trinta) dias contados do recebimento da mercadoria o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NFe, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação

79. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados da NF-e poderá ser promovida dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias, contados da recepção do documento digital pela Secretaria da Fazenda
Estadual. Após este prazo, a consulta retornará com informações parciais que identificarão a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e destinatário, valor do documento e sua situação), ficando disponível pelo prazo decadencial aplicável à guarda de documentos fiscais.

80. Existe alguma forma de consultar o status de várias NF-e’s de uma única vez?

Não. Conforme já mencionado, cada NF-e possui a sua respectiva Assinatura Digital e
Autorização de Uso, razão pela qual a consulta de status de nota fiscal eletrônica deve ser realizada uma por vez.

81. As empresas que ainda não emitem o documento eletrônico e receberam uma ou mais NF-e, através do DANFE, poderão escriturar o documento auxiliar sem consulta prévia?

Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e é facultado proceder a escrituração do documento eletrônico com base nas informações contidas no DANFE, o qual deverá ser arquivado em substituição à NF-e.
Contudo, é importante destacar que o DANFE não se confunde com a NF-e, pois trata de uma simples representação gráfica do documento fiscal eletrônico. Por esta razão, é obrigação de todos os destinatários a verificação da validade, autenticidade e da existência de Autorização de Uso da NF-e, estejam estes credenciados ou não à emissão da nota fiscal eletrônica.
Este procedimento de consulta garante à segurança de idoneidade do documento fiscal e resguarda o destinatário em caso de eventual fiscalização por parte do Fisco.

Escrituração da NF-e:

82. Se a minha empresa for autorizada a emitir a NF-e, deverá estar obrigatoriamente preparada para receber e escriturar a NF-e na entrada de mercadorias?

A pessoa jurídica receptora da mercadoria não é obrigada a escriturar a NF-e automaticamente através de um sistema eletrônico, sendo-lhe facultado proceder a escrituração do documento digital nos moldes da Nota Fiscal modelo 1 ou 1A.
Já no que diz respeito à recepção, a empresa receptora deverá sempre realizar a consulta de validade da NF-e no Portal Nacional da NF-e ou no sítio da Internet da  administração Tributária da Unidade Federada do emissor do documento digital.
Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e estão obrigados a manter em arquivo digital as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislação tributária. A escrituração da NF-e deverá ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais documentos fiscais.

83. Como os contadores terão acesso a NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e’s emitidas, os contadores poderão requisitá-las aos seus clientes e visualizá-las através do Programa Visualizador desenvolvido pela Receita Federal do
Brasil, disponível para download no Portal Nacional da NF-e  www.nfe.fazenda.gov.br.

84. Como os contadores escriturarão uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos de escrituração fiscal não foram alterados com a criação da NF-e. Por outro lado, a NF-e trás a possibilidade de simplificar o procedimento e dependendo do nível de adaptação a ser gerido nos sistemas internos de escrituração, algumas etapas poderão ser automatizadas, como por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

85. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

De acordo com o disposto no item 11.1.9A do Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA), o procedimento a ser adotado para a situação reportada é o preenchimento do campo 08 com os 6 (seis) últimos dígitos.

Contingência com a NF-e

86. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?

Quando, em decorrência de problemas técnicos, não for possível gerar ou transmitir um arquivo digital da NF-e ou obter resposta relativa à Autorização de Uso do documento digital em tela, o contribuinte deverá gerar outro arquivo digital, informando que este foi gerado em situação de contingência e adotar uma das seguintes providências:
• Transmitir o arquivo digital da NF-e para a Receita Federal do Brasil, por meio da Internet, observados os requisitos mencionados no tópico “emissão de NF-e” (emissão com base no leiaute estabelecido n Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008) e emitir o respectivo DANFE;
• Emitir o correspondente DANFE em formulário de segurança, para acobertar a mercadoria até o destino.
Caso o contribuinte opte por enviar o arquivo digital à Secretaria da Receita Federal do
Brasil, esta poderá conceder a Autorização de Uso da NF-e, denegar a aludida  autorização ou rejeitar o arquivo digital do documento fiscal.
Na hipótese de o contribuinte optar pela emissão do DANFE em formulário de segurança, referido documento deverá:
a) conter a indicação, no campo de observações, da expressão “DANFE emitido em decorrência de problemas técnicos”;
b) ser emitido no mínimo, em 2 (duas) vias, que terão a seguinte destinação:
b.1.) uma via acompanhará a mercadoria em seu trânsito, devendo o destinatário conservá-la em arquivo pelo prazo previsto no art. 202 do RICMS/SP, ou seja, por no mínimo 5 anos;
b.2.) a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente pelo prazo mencionado na letra “b.1.” O emitente deverá ainda lavrar termo no livro Registro de Uso de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO, modelo 6, informando o problema técnico ocorrido, a data e a hora do início e do término da ocorrência, os números dos formulários de segurança utilizados, bem como os números e as séries das NF-e’s geradas no período (conforme art. 202 do RICMS/SP, Portaria CAT nº 32/96, artigos 12 a 14 e 17 da Portaria CAT nº 104/07 e Ajuste SINIEF nº 07/05).

87. Como fica a numeração da NF-e emitida em contingência?

O contribuinte deverá respeitar a numeração da NF-e que vinha sendo utilizada até então, lembrando que é preciso informar que se trata de Nota Fiscal Eletrônica emitida em contingência.

DANFE – Documento Auxiliar da NF-e

88. O que é o DANFE?

Para acompanhar a mercadoria no seu (dela) transporte, o contribuinte credenciado deverá emitir o DANFE – Documento auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma representação simplificada da NF-e que não substitui nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE tem as seguintes funções básicas:
• obedecer o leiaute estabelecido pelo Ato Cotepe / ICMSnº 22/08;
• ser impresso em papel comum (exceto papel jornal) de tamanho A4 (210 x 297), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança, de forma que não prejudique a leitura das informações nele contidas;
• conter código de barras unidimensional com a chave numérica de 44 posições, para que se consulte a NF-e que representa, a partir de um leitor apropriado;
• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo outras informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NF-e, no caso de destinatário impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal eletrônico da NF-e.
O DANFE somente poderá ser utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito após a concessão de Autorização de Uso de NF-e ou, quando em decorrência de problemas técnicos, não for possível gerar ou transmitir o arquivo digital da NF-e ou obter resposta relativa à mencionada autorização.
Esse documento poderá ser utilizado, ainda, para facilitar a consulta da NF-e, visto que deverá conter a chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Outros elementos gráficos poderão ser inseridos no documento auxiliar, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras, por leitor óptico.
Quando a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais ou previr a utilização específica das vias das Notas Fiscais modelo 1 ou 1A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir tantas cópias do DANFE quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.
Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade Federada, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto no Ato Cotepe para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios (cf. cláusula nona, §§ 6º e 7º do Ajuste SINIEF 07/05).
Para fins fiscais, aplica-se ao DANFE o disposto pelo § 2º do artigo 6º da Portaria CAT  º 104/07, ou seja, ainda que formalmente regular este documento não será considerado idôneo, se for emitido ou utilizado com dolo, fraude, simulação ou erro que implique, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem  indevida.

89. Qual a finalidade do código de barras unidimensional do DANFE?

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo e nos sistemas de controle do contribuinte. Esse código de barras é uma representação gráfica do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

90. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento deverá ser impresso?

O DANFE deve ser impresso pelo contribuinte, emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito desta acobertada por NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada esta condição, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento, para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

91. Como é feita a emissão do DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o documento auxiliar seja impresso pelo mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica, pois não poderá haver divergências entre os dados lançados na NF-e e no Documento Auxiliar.

92. É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deve haver apenas um Documento Auxiliar por NF-e. Contudo, este documento auxiliar poderá ser emitido em mais de uma folha, podendo ser utilizadas quantas folhas forem necessárias para discriminação de mercadorias. O contribuinte poderá utilizar até 50% da área disponível no verso do DANFE. Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE.

93. Nos casos de operações interestaduais e de exportação, que documento deverá acompanhar as mercadorias?

Conforme já mencionado, a NF-e modelo 55 juntamente com o seu documento auxiliar – DANFE substitui a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, sendo aceito no trânsito da mercadoria em operações internas, interestaduais e com destino ao exterior, até o momento do embarque, em qualquer parte do território nacional.
Tal disposição está expressamente prevista nos incisos I e II do parágrafo primeiro da cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, com as alterações introduzidas pelos Ajustes
SINIEF 04/06 e 08/07.

94. Há obrigatoriedade de manter a guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado. Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

95. Na hipótese de extravio do DANFE durante o transporte de mercadoria, como deverá o contribuinte emitente proceder?

O contribuinte emitente deverá reimprimir o DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, dependendo da localização da mercadoria.
Caso o destinatário já tenha recebido a mercadoria e não necessitar do DANFE, hipótese aplicável na situação em que o comprador também é emitente de Nota Fiscal Eletrônica, a entrega do DANFE é dispensável.

96. No caso de vendas para pessoa física, que documento fiscal deverá ser entregue?

Conforme já reiteradamente mencionado, a Nota Fiscal Eletrônica modelo 55 substituiu a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, normalmente emitida nas operações entre pessoas jurídicas.
Em determinadas situações, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A também é emitida a consumidores pessoa física. Nesta hipótese, a NF-e substituirá normalmente o modelo 1 ou 1A, cabendo a ressalva de que, a pessoa física consumidora deverá receber o DANFE como representação fiscal do documento eletrônico e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.

Certificação Digital

97. Como é garantida a validade jurídica de uma NF-e?

A NF-e tem sua validade jurídica assegurada pela assinatura digital, conferida pelo
Certificado Digital do emitente, padrão ICP-Brasil, que assegura ao documento, a certeza de sua integridade.
A Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil foi instituída pela Medida
Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, de forma a “garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de
suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a
realização de transações seguras”, viabilizando assim, o uso do documento eletrônico.

98. Como adquirir uma assinatura digital?

Para adquirir uma assinatura digital é necessário adquirir um certificado digital junto às
Autoridades Certificadoras que oferecem, além da assinatura digital, outras funcionalidades tais como a identificação do usuário e o controle de acesso, proporcionando maior segurança e eficiência do que o sistema de senhas.

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99. Que tipo de certificado a minha empresa deverá adquirir para assinar a NF-e?

O certificado digital exigido para emissão da NF-e é aquele emitido pela Autoridade
Certificadora credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.
Para maiores informações sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site
http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp.

100. Na hipótese da pessoa jurídica possuir vários estabelecimentos emissores de NF-e, será necessário obter uma assinatura digital para cada estabelecimento?

Não, a pessoa jurídica que tenha vários estabelecimentos poderá utilizar o Certificado
Digital da matriz para assinar digitalmente as NF-e’s emitidas pelas filiais.

Nota Fiscal de Serviços e Nota Fiscal Conjugada

101. Como deverá ser realizada a emissão de Nota Fiscal conjugada com ISS no caso de utilização da NF-e?

A NF-e conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a
Secretaria da Fazenda e a Prefeitura do Município onde estiver localizado o estabelecimento emitente. No Estado de São Paulo, estes convênios e protocolos ainda não foram firmados, de forma que o contribuinte que exerça operação de circulação de mercadorias e prestação de serviços concomitantemente deverá emitir dois documentos distintos: para vendas (circulação de mercadoria), deverá utilizar a NF-e e para prestação de serviços, deverá emitir o documento fiscal pertinente.

102. A NF-e de Serviços da Prefeitura do Município de São Paulo segue o modelo da

NF-e nacional?
Não. A Municipalidade de São Paulo possui modelo próprio de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, instituído pela Lei Municipal nº 14.097, de 8 de dezembro de 2005, de uso restrito aos prestadores de serviço localizados neste município, sujeitos ao ISSQN –
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza.
Contudo, o Comunicado CAT 56, de 06.11.2008, esclareceu que, o contribuinte devidamente credenciado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, modelo 55, poderá indicar nesse documento informações relativas ao ISSQN, desde que observe a legislação municipal aplicável e disponibilize a Administração Tributária do Município, quando solicitado, o arquivo digital da NF-e emitida ou o respectivo DANFE.

103. O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?

Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários.

104. As médias e pequenas empresas também podem emitir NF-e?

Não há nenhuma restrição quanto ao porte das empresas emissoras de NF-e. Empresas voluntárias de pequeno e médio porte também poderão solicitar credenciamento para emiti-la.

105. Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e?

Após a Autorização de Uso, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NFe, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Não poderão ser sanados erros relacionados:
1 - às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
2 - a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário;
3 - à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.

“Quando houver mais de uma CC-e para uma mesma NF-e, deverão ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente.”

106. Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:
I - no reajustamento de preço;
II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
VI - em caso de diferença apurada no estoque.

Fontes:
Artigo EMPRESÁRIOS: Atenção à NFe, de autoria de Demes Britto, publicada no site Convergência Digital, em 03/11/2008.
Cartilha SPED – FIESP/CIESP