Uma visão clara e detalhada sobre cada etapa do seu ciclo produtivo é o primeiro passo para reduzir falhas, retrabalhos, tempo e dinheiro gastos de forma desnecessária, variações de qualidade e atrasos nas entregas da sua indústria. Assim, o mapeamento e a padronização de processos tornam-se essenciais para controlar as informações, os gaps e as oportunidades do seu negócio, viabilizando o planejamento e a fundamentação do trabalho da sua equipe.
Uma estratégia importante para qualquer empresa, independente do porte e do segmento, a padronização deve ser revista e atualizada sempre que necessário, visando:
Organizar e controlar todas as tarefas;
Identificar gargalos;
Prevenir processos longos e desnecessários;
Delimitar funções e responsabilidades;
Prever matérias-primas e equipamentos;
Economizar tempo;
Garantir o atendimento aos prazos;
Estimar e reduzir custos;
Auxiliar o treinamento de novos funcionários;
Otimizar os processos diários.
7 Maiores vantagens da padronização de processos
1. Otimização dos processos produtivos
Redundâncias, etapas desnecessárias, tempo e esforço gastos à toa e tarefas sem um responsável são muito comuns em empresas e indústrias que lidam com um alto volume de atividades e fluxo de informações. A padronização de processos permite que esses gargalos sejam identificados e eliminados, garantindo maior transparência e controle sobre o que a sua equipe desempenha diariamente.
2. Redução de falhas e variações de qualidade
A padronização no processo produtivo também é essencial para garantir um padrão de qualidade nos produtos e serviços, fundamental em indústrias do segmento alimentício, de embalagens e automotivo, por exemplo. Assim, se você contar com um sistema produtivo bem definido e executado conforme o esperado, seus resultados automaticamente estarão alinhados com o previsto.
3. Aumento da produtividade
A padronização de processos promove a eficiência e a agilidade em cada etapa da sua produção, uma vez que otimiza o sequenciamento e gerenciamento de suas atividades. Com isso, você também reduz retrabalhos e a ociosidade de equipamentos e colaboradores.
4. Assertividade no treinamento da sua equipe
Com todos os processos mapeados, documentados e padronizados, fica muito mais prático treinar sua equipe e, inclusive, integrar novos colaboradores. Afinal, se você disponibiliza documentos confiáveis para o seu time, com todas as informações necessárias sobre as responsabilidades e atividades de cada setor, você garante que todos saibam quando e como cada tarefa deve ser realizada.
5. Melhor experiência do cliente
Além de prevenir a variação na qualidade de seus produtos e serviços, a padronização de processos também evita atrasos e problemas em suas entregas. Dessa forma, essa estratégia transmite a confiança que o seu cliente busca e promove uma experiência positiva para toda a sua carteira.
6. Uso correto dos recursos
Os recursos e a matéria-prima estão entre os maiores bens de uma indústria, essenciais para o funcionamento de todos os processos e a qualidade de todas as entregas. A partir da padronização dos processos, é possível otimizar o gerenciamento do seu estoque e de seus investimentos, bem como garantir maior controle aos departamentos de compras e vendas, reduzindo prejuízos, desperdícios e indisponibilidades.
7. Redução de custos
Com o aumento da produtividade, a agilidade e otimização dos processos, o uso correto dos recursos e a eliminação de falhas, retrabalhos, prejuízos e desperdícios, consequentemente, a padronização de processos também permite que você reduza gastos desnecessários e potencialize a lucratividade da sua indústria!
Como implementar a padronização dos processos?
Para mapear e padronizar os seus processos, é preciso entender alguns aspectos antes:
1. O que está em jogo? – Compreender os recursos e motivos envolvidos;
2. Quais são as prioridades? – Estabelecer quais processos serão mapeados e padronizados;
3. Quem são os responsáveis? – Definir os indivíduos envolvidos em cada etapa;
4. Por onde começar? – Decidir quais ferramentas e estratégias serão aplicadas;
5. Quando começar? – Definir os prazos de início e término do projeto para que ele não se perca com o tempo.
Para responder a esses questionamentos de forma assertiva, é preciso ter em mãos informações confiáveis, que te ajudem na identificação das atividades, bem como no estabelecimento de metas e métricas coerentes.
Justamente por isso, a pergunta 4 (quais ferramentas e estratégias serão aplicadas) é um de seus principais direcionamentos. Contar com a tecnologia e sistemas que contribuam com o mapeamento, o controle e a padronização de processos é indispensável para construir uma cadeia de valor para a produção da sua indústria. Um sistema ERP, por exemplo, faz toda a diferença na hora de garantir dados atualizados em tempo real, com total integração entre seus departamentos.
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