Anos de recessão são mais desafiadores e requerem mais criatividade e soluções que objetivem aumentar a eficiência dentro das empresas. Afinal, qual o empresário que quer perder dinheiro? Empresas de todos os portes podem acompanhar o seu fluxo de recursos em todos os setores, e assim minimizar esforços e trabalho repetitivo. Com melhores práticas de gestão, a empresa ganha em controle e informação. Pequenos ajustes nas empresas e a ajuda de um software de gestão podem se traduzir em economia financeira.
“Sem um ERP (Enterprise Resource Planning), uma empresa não tem informação de seus custos e fluxo de caixa, além de correr riscos fiscais e tributários por incorreções. Com o ERP, os processos são racionalizados e a informação é automatizada para a tomada de decisão no tempo necessário”, esclarece Julio Bertolini Filho, diretor da ABC71, empresa especializada no desenvolvimento de soluções de gestão empresarial ou ERP desde 1971, com uma carteira de mais de 700 clientes.
Cada módulo do ERP é disposto como uma camada. O software engloba todos os departamentos da empresa. A ideia é que automatize os processos de cada setor com uma visão integrada dos demais. O software evita o retrabalho e redigitação de informações entre os departamentos. Se a empresa fez um pedido de venda, envia para o cliente aprovar. Em seguida, precisa-se faturar. Todas as informações que já foram colocadas no pedido são automaticamente levadas para a nota fiscal.
Com a nota fiscal, o sistema já gera o título em contas a receber e as informações fiscais e contábeis, com a dedução do produto do estoque. Ao término da transação da emissão da nota fiscal, todos os processos consecutivos são automáticos. “Quando a empresa não tem software de gestão, a companhia tem dissociados os processos que acabam sendo feitos manualmente pelo financeiro, fiscal, contabilidade e estoque”, explica Julio Bertolini. O processo manual gera mais tempo de trabalho e erros são comuns.
Em uma empresa, o software de gestão otimiza, racionaliza e automatiza os processos. “Quando se começa a usar um software de gestão empresarial, os processos acontecem de forma mais econômica e rápida, com menos recursos e com todo o controle necessário para uma boa gestão”, diz Julio Bertolini Filho.
Sem o auxílio de um ERP, a criação de um fluxo de caixa seria manual. E ao final do trabalho, esse fluxo já estaria desatualizado. Com informações em tempo real em um fluxo automatizado por ERP, o gestor pode criar cenários, analisar e tomar decisões. A partir de consultas e relatórios, o gestor pode ter tempo hábil para corrigir decisões, evitando resultados negativos e difíceis de serem revertidos.
Dados estatísticos de um ERP podem posicionar o cliente em faixas e ranking quanto ao tipo e produtos que compra, além de mostrar informações como periodicidade e margens de compras e seu nível de inadimplência. Essa classificação permite saber o processo utilizado para uma venda e o potencial de crescimento de compras do cliente. Com equipamentos e sistemas de gestão, a tecnologia gera dados e estatísticas sobre vendas, comportamento dos clientes, formas de negociação e estabelece comparativos com outros períodos de tempo equivalentes. Esses elementos na administração da carteira de clientes levam os gestores a obterem os melhores resultados.
No comércio, o departamento de compras trabalha para manter as mercadorias para venda, com estoques baixos e sem perigo de faltas. Na indústria, a área de produção deve garantir os produtos para venda. Sistemas de gestão podem suprir todo o cálculo da programação e de suprimentos dos insumos. Entre os módulos industriais, os sistemas de gestão definem – com a Engenharia – os roteiros para programar a produção. A correta escolha dos recursos de produção acarretará ganho de produtividade, com prazos de entrega confiáveis, sem perdas e desgastes perante os clientes.
Esses sistemas utilizam cálculos sofisticados que otimizam a produção, bem como as compras e com reflexo no estoque. Sem ajuda de sistemas, esse trabalho pode gerar muitas falhas, faltas e excessos de produtos, componentes e matéria-prima, e também a escolha inadequada dos recursos de produção.
Questão de sobrevivência das empresas, o controle dos custos requer atenção na produção e em seus gastos gerais, além de outros custos como o do pessoal administrativo, departamento comercial, de marketing, viagens, instalações, manutenções, equipamentos e material de escritório. Nas indústrias, o controle das operações elimina causas de desperdício, ineficiência, excessos e faltas de estoque e paradas na produção.
A área de compras deve receber as demandas, avaliar se estão de acordo com as normas e se são válidas. Os fornecedores homologados devem fazer parte do cadastro e participar das cotações para que a empresa escolha a melhor proposta em termos de valor, prazo e qualidade. Os dados sobre as compras por produto e por fornecedor ajudam nas negociações. Dentro do sistema de gestão estarão as informações da compra, da qualidade do material utilizado na produção e sua origem. Uma matéria-prima com defeito pode ser rastreada até o fornecedor do qual foi comprada. Sabendo-se a origem do produto original, é possível oferecer o Certificado de Qualidade, o que seria inviável sem o uso de um sistema de gestão.
Em uma empresa, há recursos de todo o tipo desde os humanos até instalações. A qualidade desses recursos irá implicar ganho de produtividade e custos e suas quantidades devem ser as ideais. Por sua vez, os funcionários precisar estar bem treinados. Máquinas ultrapassadas ou com má condição de uso têm um custo operacional muito alto, e por isso devem ser modernas e estar em condições de uso. O mesmo vale para as ferramentas. Para garantir a qualidade das máquinas e ferramentas, os Sistemas de Gestão controlam o uso, as épocas de manutenção preventiva, calibração e sua localização.
Além do recolhimento de impostos, o governo tem exigido das empresas informações cada vez mais detalhadas das suas operações via mídias digitais. São exemplos: a NFe (Nota Fiscal eletrônica), o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) fiscal, o SPED contábil, o ECF (Escrituração Contábil Fiscal), o Bloco K (Controle de Produção e do Estoque), a FCI (Ficha de Conteúdo de Importação) e o e-Social (unifica o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados). Para evitar contratempos, as empresas devem manter em dia essas obrigações.
Um sistema de gestão garante a conformidade dos valores apresentados nas diversas obrigações entregues para empresas de todos os portes. Mesmo as empresas de pequeno porte podem cumprir essas obrigações em tempo hábil e sem grandes esforços extras com um sistema de gestão. As informações são cruzadas na Receita Federal e as empresas que tiverem diferença entre os dados serão chamadas para fazer ajustes.
A atuação da área de vendas embasa os resultados das empresas. Ações corretivas podem nascer da análise de períodos anteriores, assim como previsões mais assertivas. Ao registrar a entrada de pedidos, os sistemas podem gerar informações de todas as vendas, por região, por vendedor, por cliente e por produto. Esses sistemas ajudam a produção e compras a fazerem sua programação de pedidos e estoque. As vendas refletem na área financeira. Pela integração entre os módulos financeiro e comercial, realiza-se a análise do fluxo de caixa previsto.
A ABC71 dispõe do ERP Omega, software para empresas médias e grandes. Outra solução é o ERP Pronto, voltado para pequenas e médias empresas. Ambos possuem módulos integrados para indústrias, atacadistas, serviços e agroindústrias.
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