O SPED Contábil, ou ECD (Escrituração Contábil Digital), tem prestação anual e deve conter, com precisão, todas as informações contábeis da empresa. Além disso, essa obrigação é parte essencial da prestação do ECF (Escrituração Contábil Fiscal), e erros de preenchimento podem gerar atrasos e multas em ambas declarações. Vamos entender quais são os erros mais comuns e como evitá-los.
1. Incoerências nos planos de contas
Existem certas situações nas quais a troca de profissionais de contabilidade é inevitável. Se esse foi o caso da sua empresa, é imprescindível fazer uma adaptação em relação ao plano de contas.
Se o novo profissional usar um plano de contas diferente do anterior, isso pode causar problemas no momento da comunicação com o ECF. A simples mudança de nomes das contas pode causar incoerências e multas futuras.
2. Nomeação de contas genéricas
Outro problema comum relacionado aos planos de contas são as nomeações genéricas, como o uso da categoria “Outro”. Esse nome deve ser usado só em último caso, quando todas as outras possibilidades de nomeação já se esgotaram.
Veja alguns exemplos de como nomear:
Outras Obrigações – Circulante
Outros Créditos – Longo Prazo
Outras Receitas Operacionais
Outras Despesas Operacionais
3. Contar com o cancelamento
Como parte do plano de facilitação de adaptação, a Receita Federal permite, desde 2016, que o SPED Contábil entregue possa ser cancelado. Entretanto, entregar essa obrigação de forma incompleta ou incerta contando com esse cancelamento pode ser um grande erro.
Isso porque o processo para que esse cancelamento seja feito não é simples, e resulta na invalidação da ECD entregue. Uma vez invalidada, ela é considerada atrasada, e está sujeita a multas de R$500 por mês de atraso para pessoas jurídicas com regime tributário presumido, e R$1.500 por mês para pessoas jurídicas com demais regimes tributários.
Além disso, o cancelamento é inviável se os documentos do SPED Contábil já estiverem em análise pela Junta Comercial ou se já tiverem sido substituídos anteriormente.
4. Desatualização das tabelas dinâmicas
As versões de PVA (Publicação de Versão Atualizada) do ECD são um ponto de atenção importante, principalmente no que se diz respeito às tabelas dinâmicas referentes aos planos de contas.
Para manter a organização e evitar incoerências, é importante atualizar as tabelas referentes aos planos FB – L100, L300 (Lucro Real), P100, P150(Lucro Presumido) a cada nova liberação de PVA.
5. Sistema de gestão desatualizado
Muitos dos erros, incoerências e penalidades, não só no SPED Contábil, mas em qualquer outra obrigação do SPED, podem ser resultantes de um sistema de gestão com informações e automações desatualizadas.
Se esse é o caso da sua empresa, vale a pena rever os procedimentos do software utilizado atualmente, e buscar uma opção mais precisa, confiável e atualizada.
SPED Contábil com precisão
A possibilidade de erros diminui muito com o uso de um software de gestão confiável e integrado, com capacidade para lidar com todos os dados gerados pela sua empresa.
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