Com o novo produto a empresa pretende organizar informações importantes e buscá-las de forma mais ágil e, assim, estar preparada para possíveis auditorias
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005. O Governo Federal, por meio da Receita Federal, instituiu datas específicas para cada setor começar a emitir as NF-e. Com isso, a Illinois Tools Work (ITW), multinacional norte-americana de manufatura diversificada, tinha até 01 de setembro de 2009 para começar a emitir notas fiscais eletrônicas.
O grupo ITW conta com cerca de 840 empresas e 59.000 colaboradores em todo o mundo. No Brasil, estão 13 empresas do grupo que produzem equipamentos para cozinha, peças e partes automotivas, material químico, embalagem industrial e decoração de produtos.
A empresa possuía um prazo de duas semanas para implementar, testar e enviar as informações à Receita Federal. Ou seja, um prazo bastante apertado. Porém, o sistema foi concluído em quatro dias.
“Éramos três pessoas envolvidas diretamente com o projeto NF-e. Isso fez com que evitássemos conflitos e agilizássemos as demandas. Além disso, com uma gestão centralizando essa atividade, nós optamos por utilizar uma metodologia simples, ou seja, não colocamos barreiras nas sugestões levantadas pelo consultor da ABC71, nem customizamos a solução”, explica Marcelo de Paula, gerente de TI da ITW, que desde 2001 utiliza a solução de gestão ERP Omega, da ABC71.
O fator tempo era um desafio para toda a equipe envolvida, tanto por parte da ITW quanto da ABC71. Para a equipe da ABC71 era preciso, ainda, ensinar ao cliente, de forma ágil e eficiente, as especificidades do sistema NF-e. Além disso, no meio do caminho, foi preciso vencer alguns obstáculos, como o banco de dados da ITW. Isto é, foi necessário revisar a base dos clientes e fornecedores, além de efetuar todas as operações da empresa nos últimos 12 meses, testando cada uma das situações, antes do sistema entrar em operação.
“Para nós, era um grande desafio implementar o sistema de NF-e de forma rápida e assertiva”, analisa Miriam Negreiro, diretora da área de consultoria.
“Nossa expectativa era utilizar o sistema na data prevista. Ele deveria estar no ar dia 31 de agosto, pois no dia seguinte já começava a obrigatoriedade. Mas o produto já pôde ser usado no dia 25 de agosto”, comemora Marcelo. Ainda segundo o executivo, um dos grandes diferenciais para o sucesso do projeto foi a disponibilidade com que toda a equipe participou de todo o processo.
O próximo passo para a ITW é implementar o sistema de SPED. A previsão é de que até o final de abril todos os módulos de SPED Fiscal e Contábil estejam em pleno funcionamento. A data oficial para que o processo seja concluído é junho deste ano. Segundo o gerente, a expectativa é que esta solução, em uma eventual auditoria externa, possa auxiliá-los a organizar e buscar informações com mais rapidez e segurança.
“A simplicidade agiliza o processo”, conclui o gerente. Ou seja, a ITW busca utilizar o sistema como ele é, de forma fácil e precisa, sem alterações.
