Planilhas ou sistema ERP?

O processo de administração de uma micro ou pequena empresa é o que determinará o sucesso dela nos próximos anos. Qualquer decisão que seja tomada sem base em dados analisados é arriscado e pode ser um prejuízo enorme. Por isso, a maioria dos empresários, começam seu negócio com diversas planilhas para registro de informações. Mas em algum momento você já ouviu falar sobre os sistemas ERP, certo? Será que ele é mesmo só para grandes empresas e indústrias? Vamos explicar quando é o melhor momento para sua empresa abandonar as planilhas e automatizar processos com a ajuda de tecnologias.

Razões para migrar de planilhas para sistemas

• Crescimento

Cada gestor conhece o tamanho das demandas de sua empresa, mas com o aumento do volume de vendas, produção, compras, funcionários, maquinários, entre outros, é provável identificar que sua empresa já não corresponda com os benefícios que as planilhas oferecem. Nos momentos de expansão é necessário que o tomador de decisões tenha total controle sobre suas finanças e saiba afirmar o motivo de suas escolhas, para ter certeza de qual é o melhor caminho a seguir. Um sistema ERP permite que isso seja entregue de forma mais clara e objetiva do que em uma planilha, que tem as informações separadas e que dependem de implantação manual.

• Organização e tempo

Provavelmente você já percebeu que tempo é dinheiro, não é? E cada vez mais reclamamos da falta de tempo para cumprirmos todas as nossas obrigações. As planilhas foram ótimas até o momento, mas quando você perceber que já não pode cuidar de tudo sozinho, começam alguns desafios. Várias pessoas atualizando um único documento causa desorganização com informações diferentes, salvos em locais diferentes e uma perda de tempo geral para alterá-la, além de não integrarem os dados e demandarem muito esforço para que a sua gestão consiga consolidá-las e chegar a um resultado final conciso.

• Visão estratégica

Desde o início você precisa ter uma visão abrangente e isso é possível quando sua empresa é bem pequena e só uma pessoa é capaz de administrar tudo, a partir do momento que sua micro ou pequena empresa começa a ampliar seus capitais, receitas e consequentemente produção, é necessário integração de todas as informações, uma vez que não será possível você acompanhar todos os processos e detalhes de perto como antes. Para isso o sistema ERP permite fazer análises estratégicas, de qualquer período selecionado, de maneira descomplicada. As planilhas não integram as informações, além de demandar muito tempo para que a sua gestão consiga consolidá-las e chegar a um resultado final conciso.

• Custo e eficácia

Você pode não acreditar, mas com certeza, se fizer as contas, vai saber que o custo das planilhas para controlar as finanças, por exemplo, é mais alto do que o investimento em um sistema ERP online. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação em várias planilhas e o retrabalho, teremos desperdícios ainda maiores de dinheiro. Então, se precisa de agilidade e redução de custos, investir é um bom negócio. Com o sistema ERP todas as informações são automaticamente integradas em tempo real, o que significa que você não precisa mais lembrar de anotar ou preencher nada, se você esquecer de dar continuidade à alguma atividade, não haverá nenhuma perda. Além de reduzir o número de falhas humanas, agiliza os processos das empresas com informações precisas e instantâneas. Sem contar na segurança que é proporcionada, com as planilhas há possibilidade de corromper um arquivo ou perder o notebook, pen drive, etc., com todas as informações da empresa.

Tchau, planilhas

Segundo apresentado na Revista Exame, um estudo apontou que ter um sistema de gestão amplia em 40% as possibilidades de uma empresa expandir sua atuação, pois ganha em agilidade e dinamismo de tomada de decisão. Além disso, pode reduzir os custos mensais em mais de 10%. Agora que você já tem as dicas de quando trocar suas planilhas por sistemas ERP, aproveite as desenvolvedoras especialistas de software de gestão para atender às suas necessidades. Entre em contato com a ABC71 para conhecer a melhor solução para o seu negócio e esteja na frente de seus concorrentes.