Entre os processos essenciais para essa gestão, o adiantamento a fornecedores desempenha um papel significativo, especialmente em setores que dependem de uma cadeia de suprimentos robusta com fornecedores diversos e terceiros na folha de pagamento. Para te ajudar nessa gestão, vamos dar dicas de como registrar e acompanhar os adiantamentos a fornecedores dentro do software de ERP, a importância do registro correto e responderemos a uma dúvida comum: adiantamento a fornecedor é ativo ou passivo?
Como registrar adiantamentos a fornecedores no software de ERP
Registrar adiantamentos a fornecedores no software de ERP é um processo que exige precisão e atenção aos detalhes para garantir que todas as transações sejam devidamente documentadas e que os relatórios financeiros reflitam a realidade da empresa. Em linhas gerais, existem alguns passos que, independentemente da sua versão de ERP e da personalização do sistema, devem ser seguidos com atenção. Vamos a eles:
Acesse o módulo de Contas a Pagar: no seu ERP, localize e acesse o módulo de contas a pagar. Este módulo é onde você gerencia todas as suas transações financeiras relacionadas a pagamentos e adiantamentos.
Crie um novo adiantamento: dentro do módulo, selecione a opção para criar um novo adiantamento ao fornecedor. Isso geralmente envolve a inserção de informações como o nome do fornecedor, o valor do adiantamento, a data da transação e qualquer descrição relevante.
Categoria de despesa: é importante categorizar corretamente o adiantamento. Escolha a categoria de despesa adequada, que pode variar dependendo do seu plano de contas.
Documentação de suporte: às vezes, é necessário anexar documentos de suporte, como a nota fiscal ou o contrato de adiantamento. Isso ajuda a manter um registro completo e pode ser útil para auditorias futuras.
Aprovação: muitos sistemas de ERP possuem um fluxo de aprovação para adiantamentos. Certifique-se de que o adiantamento seja revisado e aprovado por um superior antes de ser finalizado.
Como acompanhar os adiantamentos a fornecedores no software de ERP
Após registrar os adiantamentos, o acompanhamento é fundamental para garantir que os fundos sejam utilizados conforme previsto e os fornecedores cumpram suas obrigações. Você pode fazer essa gestão de terceiros utilizando os relatórios e dashboards do seu ERP para monitorar os adiantamentos em tempo real. Esses recursos permitem visualizar os valores pendentes, pagos e o status de cada transação. Além disso, realizar a conciliação bancária sempre que necessário garante que os pagamentos efetuados correspondam aos registros de adiantamentos no ERP. Isso ajuda a identificar e corrigir quaisquer discrepâncias rapidamente. Uma boa conversa também leva longe. Mantenha uma comunicação constante com seus fornecedores para acompanhar a entrega de bens ou serviços relacionados aos adiantamentos. Registre qualquer atraso ou problema no ERP para ações corretivas. Por último, conduza auditorias internas periódicamente para revisar os adiantamentos. Isso garante que todos os procedimentos estão sendo seguidos e que os registros são precisos.
A importância do registro correto dos adiantamentos a fornecedores
Registrar corretamente os adiantamentos a fornecedores é essencial por várias razões. Um registro preciso garante que seus relatórios financeiros sejam confiáveis, permitindo uma melhor tomada de decisões, além de ajudar a cumprir as exigências legais e fiscais, evitando penalidades e problemas com auditorias externas. A gestão eficiente de adiantamentos também melhora o relacionamento e a gestão de fornecedores, garantindo que eles recebam os pagamentos de forma adequada e no tempo certo.
Adiantamento a fornecedor é ativo ou passivo?
Uma dúvida comum ao contabilizar adiantamentos a fornecedores é sobre sua classificação contábil. Adiantamento a fornecedor é considerado ativo. Isso ocorre porque representa um direito da empresa sobre um fornecedor, ou seja, um valor que a empresa pagou antecipadamente por bens ou serviços que ainda não foram recebidos. Quando o fornecedor entrega os bens ou serviços, o valor do adiantamento é transferido da conta de ativos para a conta de despesas ou estoques, dependendo da natureza da compra. Esse processo garante que os registros contábeis reflitam com precisão a situação financeira da empresa. O registro e acompanhamento adequado dos adiantamentos a fornecedores no ERP são cruciais para a gestão de fornecedores na indústria e outros setores. Seguir as práticas recomendadas para registrar, monitorar e auditar esses adiantamentos não apenas garante a conformidade financeira e legal, mas também fortalece as relações com os fornecedores e contribui para a eficiência operacional da empresa. Em um ambiente cada vez mais competitivo, a utilização de um ERP para suprimentos alimentícios, automotivos, ou qualquer outro setor pode fazer a diferença na gestão eficiente de recursos e na manutenção da qualidade dos processos. Se você precisa de ERP confiável e personalizado para a gestão da qualidade na manufatura, converse com nossos especialistas. A abc71 tem módulos para uma diversa gama de setores industriais que vão fazer uma diferença significativa no seu negócio. Clique aqui e agende uma demonstração gratuita.
