Quais as principais funções do setor de compras?

As funções do setor de compras são essenciais para que uma empresa funcione e, acima de tudo, consiga lucrar. Afinal, todas as movimentações de entrada em uma organização devem ser passadas pelos profissionais desta área, que têm o papel de avaliar e tomar decisões.

Desde a reposição do estoque até a compra dos itens de escritório, o setor de compras deve fazer o controle para evitar desperdícios, auxiliando diretamente o setor financeiro. Além disso, toda a aquisição de matérias-primas e recursos devem ser feitas estrategicamente, levando em consideração o mercado, tipos de negociações e as melhores oportunidades de compra.

Portanto, cabe ao setor de compras ter um papel de vigilante, e ao mesmo tempo de assegurador de materiais para as outras áreas. Afinal, ele será responsável por fazer o controle da demanda, de forma que não haja escassez e nem desperdícios.

Independente do segmento em que uma empresa atua, é preciso conhecer as funções do setor de compras para compreender a sua importância.

Continue a leitura para saber tudo sobre a área e como aperfeiçoá-la.

O que é e quais as funções do setor de compras?

O setor de compras é a área responsável por abastecer a empresa com tudo o que ela precisa em todas as áreas, desde acessórios para os escritórios até os materiais mantidos no estoque para garantir a produção.

Esses profissionais precisam lidar com uma demanda muito grande de informações. Além disso, necessitam fazer boas negociações, manter contato com os fornecedores, sempre com o objetivo de garantir soluções com o melhor custo benefício.

Dentre as principais funções do setor de compras podemos destacar:

• Encontrar e negociar com fornecedores diferentes, considerando preço, qualidade, quantidade e entrega no prazo certo;
• Receber, organizar e aprovar ou rejeitar pedidos de compras de todas as áreas de uma empresa;
• Emitir ordens de compra;
• Manter a empresa com os estoques abastecidos e controlados (por essa razão, é fundamental que a área de compras e de estoque estejam sempre alinhadas);
• Cuidar de documentos fiscais junto com a contabilidade;
• Controle de orçamento, sendo capaz de manter em dia as contas e não deixar que o volume de compras exceda a verba disponível.

Para colocar em prática todas essas ações é necessário o máximo de organização e de entendimento sobre o negócio. Diante disso, o mercado disponibiliza tecnologias para tornar as funções do setor de compras mais fáceis e precisas de serem executadas.

Como fazer a gestão de compras?

A gestão de compras é sem dúvidas uma das principais funções do setor de compras, mas colocá-la em prática é um desafio de muitas empresas.

Isso porque o volume de informação costuma ser amplo, cheio de entradas e saídas que precisam ser monitoradas. Além disso, o setor de compras precisa estar integrado diretamente com todas as outras áreas, desde a pessoa responsável pela limpeza (para garantir o abastecimento dos produtos e materiais) até o setor de estoque.

Para começar a gestão, o primeiro passo é ter um processo bem estruturado e mapeado de gastos: tanto as despesas fixas como também as variáveis.

Afinal, mesmo um gasto que parece ser pequeno, no longo prazo, pode criar um rombo nas contas maior – e a partir daí levando a decisões mais rigorosas como abrir mão de um investimento previsto para expandir o negócio, cortes de gastos, cortes no quadro de funcionários e mais.

Essa integração com outras áreas ajuda o setor de compras tanto a definir quais serão os custos fixos e variáveis, como também identificar gargalos e oportunidades para negociação com os fornecedores. Dessa forma, as funções do setor de compras também ficam mais claras para o restante da empresa.

O principal desafio do setor de compras

O setor de compras apresenta diariamente o desafio de pensar em comprar uma grande quantidade de produtos, deixando-os estocados e, assim economizando nesse processo.

É verdade que quando a quantidade de materiais é maior, também cresce o poder de barganha, mas há riscos que precisam ser levados em consideração: o alto valor de um estoque e a possibilidade desses estragarem.

Manter um estoque é um dos maiores custos de uma empresa. Em muitos casos, ele pode representar até 40% de todos os custos de uma empresa, segundo Ronald H. Ballou, autor do livro “Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial”.

Por outro lado, mesmo os produtos que não tem uma validade no curto e médio prazo, há riscos também, já que toda empresa vive em constante mudança. Um produto que é muito vendido no início do ano pode não ser mais comercializado até o final.

Como a tecnologia pode ajudar nas funções do setor de compras?

Como pudemos ver ao longo deste artigo, uma das principais dificuldades que os gestores de compra encontram para colocar suas tarefas em dia são:

• Maior controle de informações de todos os setores de uma empresa;
• Cálculos periódicos de custos fixos e variáveis;
• Controle sobre a qualidade e entendimento sobre reposição de materiais.

Todas essas dificuldades podem ser supridas se a empresa fizer uso de um sistema ERP, garantindo que todo o setor possa ter mais produtividade em sua rotina. Com o uso dessa tecnologia, toda sua empresa será beneficiada, afinal, todas as áreas podem ter acesso à tecnologia para conhecer melhor e mais a fundo a situação em outras áreas e suas respectivas demandas.

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